Zugelassen für die eLearning Awards sind Schulen, Bildungseinrichtungen und Organisationen in Europa, die im Bereich Primar-, Sekundar- und Lehrerbildung arbeiten und Lehrer, die in derartigen Organisationen tätig sind.

Städtische und regionale Bildungsinstitutionen sind nur für Awards, die sie direkt betreffen zugelassen.

Nationale Bildungsserver und Projekte derartiger Institutionen/Organisationen sind nicht teilnahmeberechtigt. Projekte, die bereits an den eLearning Awards 2001, 2002 oder 2003 teilgenommen haben, Projekte des European Schoolnet (EUN) sowie Projekte, die regelmäßig am EUN Server erscheinen, sind ebenfalls  nicht teilnahmeberechtigt.

Beiträge können sich mit einem Unterrichtsgegenstand, einer Ressourcensammlung, einem Projekt oder einer Aktivität beschäftigen. Die Inhalte sollten nach dem 1. Jänner 2003 erstellt worden sein.

Die Beiträge müssen auf der eLearning Awards Website bis einschließlich 1. September 2004 eingereicht werden.

Kooperative Projekte zwischen Schulen, Bildungsinstitutionen und Organisationen können eingereicht werden, wenn sie von einer Schule, Institution oder Organisation, die Teil des Projekts ist, vertreten werden. Wenn ein Projekt von mehr als einem Partner eingereicht wird, wird der Beitrag nur ein Mal berücksichtigt.

Die Evaluierung wird online durchgeführt. Leider können wir keine CD-Roms oder Printmaterialien für die Evaluierung berücksichtigen.

Die Beiträge sollten in einer europäischen Sprache eingereicht werden und müssen eine informative Beschreibung auf Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch oder Spanisch enthalten.

Die Beiträge sollten Informationen über das Projekt beinhalten (frühere Preise oder Anmeldungen bei Wettbewerben, finanzielle Unterstützung von Firmen, etc.)

Alle Beiträge müssen vom 1. September bis 30. November 2004 online sein. Die Sieger müssen ihre Beiträge bis 31. Dezember 2005 auf der Website präsentieren.

Legale und ethische Fragen

Alle Beiträge müssen sich an die europäischen Übereinkommen des Copyright halten. Kurze Zitate können dann verwendet werden, wenn die Quelle angegeben wird. Bilder, Filme, Sound und Multimedia darf dann eingesetzt werden, wenn sie von der Schule produziert wurde, der Eigentümer es erlaubt hat oder sie von einer allgemein zugänglichen Quelle wie Clip Arts stammt.

Die Beiträge für die eLearning Awards verbleiben im Eigentum der Schule/der Organisation/des Lehrers. Das European Schoolnet behält sich das Recht vor, die Materialien gratis im Web, auf CD-ROM oder anderen Medien bis 31. Dezember 2013 zu präsentieren.

Die Beiträge dürfen keinerlei Äußerungen, Fakten, Informationen oder Zitate enthalten, die eine Person oder eine Gruppe von Personen verletzt.
Die Beiträge dürfen keinerlei Äußerungen, Fakten, Informationen oder Zitate enthalten auf Grund derer Menschen, wegen ihrer Hautfarbe, Meinung, Nationalität, Geschlecht, Beruf oder Überzeugung verfolgt werden können. Die Beiträge dürfen auch nicht zu Kriminalität oder Gesetzesübertretungen auffordern.
 
Disqualifizierung von Projekten

Das European Schoolnet oder Preisrichter können einen Beitrag zur Gänze oder zu Teilen disqualifizieren, wenn er nicht zeitgerecht eingebracht wurde, oder wenn er gegen die Regeln des Gesetzes oder der Ethik verstößt.
Jeder Beitrag oder Materialien, die gegen die Regeln verstoßen, können vom European Schoolnet aus dem Projekt ausgeschlossen werden und Gewinner können bereits verliehene Preise verlieren.

Das European Schoolnet hat das Recht, die Regeln abzuändern. Derartige Veränderungen werden auf der eLearning Awards Website veröffentlicht.