Do udziału w konkursie eLearning Awards uprawnione są szkoły, instytucje i organizacje edukacyjne w Europie prowadzące nauczanie podstawowe i średnie lub dokształcanie nauczycieli oraz nauczyciele zatrudnieni w takich szkołach, instytucjach i organizacjach edukacyjnych bądź pracujący na ich rzecz.

Miejskie i regionalne instytucje edukacyjne uprawnione są wyłącznie do ubiegania się o nagrody specjalne, które nawiązują do zakresu ich działań.

Do konkursu nie kwalifikują się podmioty opracowujące treści edukacyjne w ramach narodowych programów i podobne instytucje, a także projekty prowadzone przez takie instytucje/organizacje. Do uczestnictwa w konkursie nie kwalifikują się także projekty nagrodzone w konkursie eLearning Awards w latach 2001, 2002 lub 2003 i projekty prowadzone w ramach European Schoolnet (EUN) lub które są regularnie prezentowane na serwerze EUN.

Zgłoszona praca może obejmować swym zakresem część szkoły, zbiór zasobów, projekt lub ćwiczenie. Treść prezentowana w zgłoszonym materiale powinna w znacznym stopniu powstać po 1 stycznia 2003.

Zgłoszeń należy dokonywać za pośrednictwem strony internetowej eLearning Awards do dnia 1 września 2004 włącznie.

Wspólne projekty kilku szkół, instytucji i organizacji edukacyjnych kwalifikują się do udziału w konkursie, jeśli reprezentowane są przez szkołę, instytucję lub organizację uczestniczącą w projekcie. Jeśli projekt zostanie złożony przez więcej niż jednego partnera, będzie się to traktować jako jedno zgłoszenie.

Ocena odbywa się online. Z przykrością informujemy, że projekty dostarczone na płytach CD-ROM lub w formie wydruku nie będą brane pod uwagę.

Prace należy składać w języku europejskim. Muszą one zawierać streszczenie lub abstrakt w języku angielskim, niemieckim, francuskim, włoskim lub hiszpańskim.

Zgłoszenia powinny zawierać istotne informacje o projekcie, takie jak wcześniejsze nagrody bądź udział lub zwycięstwo w konkursach, nazwę sponsora, itp.

Wszelkie materiały, które mają być oceniane muszą być dostępne online od 1 września do 30 listopada 2004. Zwycięskie projekty muszą pozostać dostępne online do 31 grudnia 2005.

Kwestie prawne i etyczne

Wszystkie prace muszą przestrzegać europejskich umów o prawie autorskim. Krótkie cytaty mogą być umieszczane, jeśli zostanie wyraźnie zaznaczone źródło. Rysunki, filmy i inne środki multimedialne mogą być stosowane wyłącznie jeśli zostały stworzone przez szkołę, itp., jeśli właściciel wyraźnie udzielił na to zgody lub gdy zostały pobrane z bezpłatnego źródła, np. Clip Art.

Projekty zgłaszane do udziału w konkursie eLearning Awards pozostają własnością szkoły/organizacji lub nauczyciela. European Schoolnet ma pełne prawo bezpłatnego udostępniania materiałów dla celów edukacyjnych w Internecie, na płycie CD-ROM lub innym nośniku od chwili zgłoszenia do 31 grudnia 2013.

Prace nie mogą zawierać wypowiedzi, faktów, informacji lub cytatów, które mogą być krzywdzące lub obraźliwe dla jakiejkolwiek osoby lub grupy osób. Prace nie mogą zawierać wypowiedzi, faktów, informacji lub cytatów, które mogą zachęcać do prześladowania ludzi z powodu rasy, opinii, narodowości, płci, zawodu lub innego wyznania. Prace nie mogą także zachęcać do przestępstwa lub łamania prawa.
 
Dyskwalifikacja projektu

European Schoolnet lub jurorzy mogą podjąć decyzję o dyskwalifikacji pracy, jeśli nie została zgłoszona w terminie, w części lub w całości, lub jeśli praca łamie jakiekolwiek zasady określone powyżej w części "Kwestie prawne i etyczne". Jeśli praca zawiera treści, które można uznać za łamiące zasady, European Schoolnet może zdyskwalifikować projekt, usunąć treści naruszające zasady lub cofnąć przyznaną nagrodę.

European Schoolnet zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian w zakresie zasad i nagród. Informacje o zmianach będą podawane na stronie internetowej eLearning Awards.